Coraz więcej polskich przedsiębiorców rozważa bezpośrednią współpracę z zagranicznymi producentami w celu obniżenia kosztów zakupu i zwiększenia marż handlowych. Eliminacja dodatkowych ogniw w łańcuchu dostaw może przynieść znaczące oszczędności, wymaga jednak odpowiedniego przygotowania i znajomości procedur międzynarodowych. Samodzielne prowadzenie operacji importowych daje pełną kontrolę nad procesem i pozwala budować długoterminowe relacje bezpośrednio z wytwórcami.
Przygotowanie firmy do samodzielnych operacji importowych
Przed rozpoczęciem działalności importowej należy upewnić się, że firma posiada odpowiednie podstawy organizacyjne i prawne. Rejestracja jako podatnik VAT-UE jest konieczna przy sprowadzaniu towarów z krajów Unii Europejskiej, natomiast przy imporcie spoza UE wymagane jest uzyskanie numeru EORI identyfikującego podmiot w systemie celnym. Import bez pośredników wymaga także zrozumienia międzynarodowych terminów handlowych Incoterms, które określają podział obowiązków i kosztów między sprzedawcą a kupującym. Terminy takie jak FOB, CIF czy DDP precyzują, kto odpowiada za transport, ubezpieczenie i formalności celne na poszczególnych etapach dostawy. Przedsiębiorca powinien również przygotować się na większe zaangażowanie kapitałowe, ponieważ bezpośredni import często wiąże się z koniecznością zamówienia większych partii towaru i dłuższym czasem oczekiwania na dostawę niż przy zakupach od krajowych dystrybutorów.
Negocjacje handlowe i zabezpieczenie transakcji
Bezpośrednia komunikacja z zagranicznym dostawcą wymaga umiejętności negocjacyjnych oraz znajomości przynajmniej podstaw języka angielskiego, będącego standardem w międzynarodowym handlu. Podczas negocjacji należy jasno określić parametry jakościowe produktów, tolerancje wymiarowe, standardy pakowania oraz terminy realizacji. Warto zabezpieczyć się przed nieuczciwymi praktykami poprzez żądanie próbek przed złożeniem głównego zamówienia oraz sprawdzenie wiarygodności dostawcy za pomocą dostępnych baz danych firm i opinii innych kontrahentów. Formy płatności w handlu międzynarodowym różnią się poziomem ryzyka dla obu stron – przedpłata jest korzystna dla sprzedawcy ale ryzykowna dla kupującego, natomiast płatność po dostawie przenosi ryzyko na dostawcę. Akredytywa dokumentowa stanowi kompromis zabezpieczający interesy obu stron, choć wiąże się z dodatkowymi kosztami bankowymi.
Organizacja transportu i odprawy celnej
Samodzielny import wymaga znalezienia niezawodnego spedytora lub przewoźnika zdolnego dostarczyć towar w ustalonym terminie i w nienaruszonym stanie. Porównanie ofert różnych firm transportowych pod kątem ceny, czasu dostawy oraz zakresu ubezpieczenia pozwala wybrać optymalne rozwiązanie. Przy pierwszych importach warto skorzystać z usług agencji celnej, która pomoże przygotować dokumentację i przeprowadzić towar przez procedury graniczne. Z czasem przedsiębiorca może nauczyć się samodzielnie wypełniać zgłoszenia celne, co dalej obniży koszty operacyjne. Kluczowe jest prawidłowe sklasyfikowanie towaru według nomenklatury celnej, ponieważ kod CN decyduje o wysokości należnych ceł i podatków. Błędy w klasyfikacji mogą prowadzić do dodatkowych opłat i opóźnień w odbiorze towaru z magazynu celnego.
Rozwijanie kompetencji i budowanie doświadczenia
Pierwsze próby samodzielnego importu będą wymagały więcej czasu i mogą wiązać się z błędami, jednak zdobyte doświadczenie szybko się zwraca. Systematyczne dokumentowanie transakcji, zbieranie kontaktów do sprawdzonych dostawców i przewoźników oraz uczenie się na popełnionych błędach prowadzi do coraz sprawniejszego zarządzania łańcuchem dostaw.
